23 способа написать письмо, на которое вам ответят 7 минут на чтение, Лиза Шабалина. Вопрос письмо


Деловая переписка. Как написать письмо вопрос

23.03.2015

Версия для печати

Письмо-вопрос – один из наиболее распространенных видов писем служебной электронной переписки. При всей своей простоте, именно письма-вопросы создают массу сложностей как для отправителя, так и для получателя.

Ошибки при написании писем-вопросов

1. Вопрос, зависший в воздухе.

Проблема этого вопроса в том, что он задается неизвестно кому, с какой целью и в связи с чем. 

Например: «Семью из трех человек примете?». Это было первое письмо. Даже адресат этого письма не смог адекватно ответить на данное письмо-вопрос. Дело в том, что какое-то время назад адресат разместил на нескольких ресурсах объявление о том, что работодатель готов предоставить работу по специальности с предоставлением жилья. Для разных вакансий были разные условия. Когда через месяц приходит письмо с таким вопросом без предисловий, отвечать на него даже не хочется. Зачем такой работник? Даже если он гений своего дела, в письме он себя показал с худшей стороны.

2. Вопрос, обремененный излишними подробностями.

Если Вы задаете вопрос в контексте предыдущей переписки, то в тексте письма достаточно сослаться на предыдущее письмо, а не обременять его излишними деталями. 

Например: «Вы говорили, что можете сделать перевод дистанционно. При этом можно отправить электронную копию. А мне говорили, что…. Сколько стоит нотариально заверенный перевод свидетельства о рождении, о браке с украинского на русский?» В данном случае можно было обойтись одним предложением или фразой: «Вы говорили, что можно сделать перевод дистанционно. Сколько стоит нотариально заверенный перевод свидетельства о рождении, о браке с украинского на русский?» 

3. Вопрос, вырванный из контекста предыдущей переписки.

Очень часто рабочий процесс требует разнообразных уточнений, разъяснений, решения возникающих по ходу проблем. В таких случаях используют уточняющие вопросы. Но случается, что некоторые каждый раз задают такие вопросы в новом письме, не сохраняя историю переписки. Это изрядно усложняет процесс ответа и жизнь адресата. Он каждый раз вынужден рыться в почтовом ящике и отыскивать предыдущие письма, свои ответы на них. Сохраняйте предыдущую переписку по каждому проекту или вопросу.

Как написать письмо-вопрос правильно?

1. Обратитесь по имени к адресату. Если письмо адресуется коллективу, обратитесь к ответственному лицу. 

Уважаемый Сергей Анатольевич!

2. Задайте контекст. Что стало поводом для написания и почему Вы обращаетесь именно к адресату? 

При личной встрече мы с Вами обсуждали возможные темы для номера ко Дню Победы и остановились на жизненных историях ветеранов.

3. Сформулируйте проблему. Кратко сформулируйте суть проблемы. 

Однако при личном общении мне удалось собрать интересный материал из воспоминаний детей войны.

4. Задайте вопрос. Сформулируйте его максимально кратко и четко. Чем лучше сформулирован вопрос, тем точнее будет ответ. 

Можем ли мы включить в номер статью о детях войны?

5. Поблагодарите за помощь. 

Буду признателен Вам за быстрый ответ.

Задавайте вопросы корректно и получайте на них исчерпывающие ответы! 

-
-Отправляете сотни коммерческих предложений, просьб и других деловых писем каждый день, но не добиваетесь своим посланием нужного результата? Не знаете как ненавязчиво и вежливо напомнить адресату о его обязательствах? Тогда Вам непременно поможет онлайн-тренинг «Навыки делового письма»! Вы можете пройти его в любое удобное время по адресу. --
-

www.mental-skills.ru

Как правильно составлять письмо с вопросом

О письмах

Помимо вас, получателю приходят и другие письма, может быть, их 1-2 в день, а может 100-200. Таким образом от того, насколько правильно вы изложите просьбу, зависит скорость решения вашего вопроса или проблемы.

Простые правила написания писем

Проверьте, есть ли ответ на ваш вопрос в интернете

Для этого существуют не только специализированные отделы «вопросов-ответов» на каждом сайте в интернете, но и обычный поиск, который укажет любое упоминание ваших ключевых слов. Если не помогает поиск на русском - можно просмотреть те же слова на английском и перевести результаты через онлайн переводчик. Тот же Google самостоятельно по вашему требованию переводит целые страницы. Качество не идеальное, но и его вполне достаточно, чтобы получить нужную информацию. Если в интернете вообще нет ответа на ваш вопрос (что может быть в самых исключительных случаях), можно поинтересоваться ответом на специализированных форумах. Если не поможет и это - обратитесь в техподдержку. Но не заставляйте их по любому вопросу просто пересылать вам ссылки. Не отнимайте у них время, которое можно потратить на предоставление действительно труднодоступной информации.

Правильно составляйте обращение

Первое, с чего следует начинать - это Приветствие. Обычное «здравствуйте» или «добрый день» настроит вашего виртуального собеседника на нужный лад.

Следующий шаг - назвать его по имени. Не забывайте, что с другой стороны экрана живой человек, а не компьютер, и руководствуется он не только инструкциями и предписаниями, но и банальными эмоциями. Ваша задача - расположить к себе человека. Внимательность к деталям и элементарная

вежливость помогут вам добиться нужного результата.

Точно формулируйте мысль

Не заставляйте отвечающего переспрашивать у вас, что именно вы хотите узнать. Для окончательного взаимопонимания необходимо будет вступить в переписку, которая отнимет время и у вас, и у отвечающего. Время - ваш ресурс, экономьте его.

Описывайте проблему полностью

Отвечающие не имеют прямого контакта с вашим мозгом и не знают, что вы думали или забыли написать. Письма из ряда: «Я не могу войти, что делать?!» не предоставляют отвечающему информацию о сути вашей проблемы. В таком случае писать нужно: «Я не могу войти в свой аккаунт - после регистрации зависает сайт. После перезагрузки снова выдает главную страницу, что можно сделать?»

Излагайте вопрос в 2-3 предложениях

Не расплывайтесь мыслью по древу - тогда не возникнет вопросов с «я не понял, что именно вы хотите», «я забыл, пока дочитал до конца». Отвечающий, если у него большое количество писем, не будет вчитываться в ваше сообщение. Он уловит первые предложения, все остальное все равно пройдет мимо его внимания.

Делайте заголовок информативным

К примеру, если отвечающий видит перед собой список писем, на которые нужно ответить, а часть из них «Помогите», «Не разберусь», «Как тут оно все?!» - он ответит в первую очередь на те, у которых будут осмысленные заголовки (к примеру «Не могу установить цену заказа»).

Пишите грамотно

Правильно расставленные запятые и орфография слов помогут максимально точно понять вашу мысль. Кроме того, такой текст читать гораздо приятнее (помним, отвечающий - тоже человек). Если сомневаетесь в правильности какого-либо слова - спросите у интернета, или забейте текст сообщения в Word - функция проверки правописания выдаст вам ваши ошибки.

Не добавляйте в письмо тяжелые картинки или скриншоты

Не забивайте отвечающим место лишней информацией. Если вы считаете, что какой-либо скриншот жизненно необходим для понимания глубины проблемы - залейте его на фотохостинг вроде радикала или Yandex фото, в письмо вставьте ссылку на его местоположение в сети.

Описывайте шаги, которые предпринимали для решения проблемы

История болезни - кратчайший путь к ее лечению, если вы уже что-то делали и это не помогло - это будет дополнительным пунктом в диагностике вашей проблемы для отвечающего.

Если ваша проблема связана с конкретным сайтом или разделом - указывайте его адрес

Так отвечающему не придется тратить время на поиск его в сети или переспрашивание у вас.

Не становитесь головной болью отвечающего

Если он до сих пор вам не ответил - он ищет нужную информацию. В любом случае, ваше: «Когда вы ответите на мой вопрос?!» ничего не изменит. Запаситесь терпением.

Делайте письмо визуально удобным для чтения

Отделите его части с помощью абзацев, например, приветствие-вопрос. Если вопросов несколько, нумеруйте их и так же разделяйте абзацем. Выбирайте читабельный шрифт, не вставляйте в текст большое количество восклицательных или вопросительных знаков - отвечающему ни холодно, ни жарко от вашей экспрессии. Правильный вариант оформления:

Добрый день, Виталий.

У меня к вам следующие вопросы:

1. Вопрос.

2. Вопрос.

Буду очень признателен, если вы мне поможете.

Благодарите отвечающего за ответ

Так вы покажете, что цените его работу и время, потраченное на вас. Будьте вежливы, возможно, вам еще не раз придется обращаться к нему за помощью.

Не задавайте вопрос с целью узнать мнение отвечающего

Это как если бы вы пришли на СТО автомобилей и стали интересоваться у механика, идет ли вам эта кофточка. Может, и идет, но ни вам, ни ему эта информация не нужна.

Не злоупотребляйте помощью

Если вам помогли, это не значит, что вам стоит тут же обращаться с новой проблемой. Оцените ее серьезность и не отнимайте время у отвечающего по мелочам.

Удачи Вам в делах насущных.

sd-company.su

Как написать письмо другу по английскому языку на отлично, ЕГЭ, С1

 

Одним из заданий в ЕГЭ по английскому языку является написание письма другу по переписке. В реальной жизни, многие пишут письма друзьям спонтанно, особо не соблюдая знаки препинания и заглавные буквы, т.е. чатятся, но это недопустимо для задания С1. Существуют определённые требования к оформлению письма, которым необходимо строго придерживаться.

 

 

 

Как получить "6" баллов за письмо ЕГЭ?

 

Если разбить письмо на части и поупражняться в написании каждой из них, то написание писем не будет казаться таким уж тяжким трудом, как его воспринимают многие.       

Одним из способов выполнить данное задание максимально эффективно, это выучить наизусть хорошо написанные письма. Вашему вниманию предоставляется 120 писем другу, озвученных носителем языка и снабженных двумя файлами с русским и английским переводом. Методика заучивания писем и сочинений посредством переписывания описана здесь.

 

 

Какие критерии оценки письма другу?

Максимальное количество баллов, которые вы можете набрать за сочинение – 6 баллов.

 

 Содержание

2 бала

Организация текста

2 бала

Языковое оформление

2 бала

 

 

Ваше письмо должно содержать 100 – 140 слов плюс минус 10%. Что означает 90 – 154 слова.

 

 

А что будет если написать больше?

Проверяющий отсчитает 154 слова, остальное проверять не будет.

 

 

Как подсчитать количество слов?

Считаются все слова, включая артикли, вспомогательные глаголы, частицы включая адрес, дату и подпись.

 

 

Какова цель написания письма?

Цель написания письма другу,  это показать, что Вы владеете письменным английским языком на уровне общения, умеете спрашивать и задавать вопросы в письменной форме.

Чтобы лучше подготовиться к этой части теста, мы рекомендуем Вам проработать каждый из его разделов см. структуру письма.

 

 

С чего начать?

 

В отличие от сочинения, где порой сложно придумать с чего начать в письме начинать надо со стандартных фраз. Это фразы приветствия, извинения за поздний ответ и т.д. Написание письма в очень высокой степени структурированно. Если вы напишите набор обязательных фраз, которые используются в написании письма, то это составит больше 50 % самого письма. Остается только немного настроиться на сами вопросы.

 

 

Как лучше писать письмо: на бумаге или печатать на компьютере?

Лучше готовиться в том же формате, в котором у Вас будет экзамен. Если Вы будете писать письмо ручкой на листе бумаги, то Вам лучше так и готовиться. Если Вам предстоит писать его на компьютере, то тогда тренироваться лучше на компьютере. Ручка и клавиатура имеют свою моторную память, поэтому тренироваться лучше в формате экзамена. В нашем случае, письмо другу и эссе пишется на листе бумаги.

 

 

 

 

Какова структура письма другу?

Часть 1. Адрес, датаЧасть 2. ОбращениеЧасть 3. Благодарность за письмоЧасть 4. Основная часть (ответы на вопросы друга)Часть 5. Задаём вопросыЧасть 6. ОбъяснитьсяЧасть 7. Упоминание о дальнейших контактахЧасть 8. Завершающая фраза Часть 9. Ваше имя

 

 

Разделите текст письма на несколько частей. Каждую часть начните с абзаца.

Давайте рассмотрим написание письма на реальном примере.

 

You have 20 min to do this task.You have received a letter from your English-speaking pen friend Rob, who writes:
    ...We are doing a project at school on how computers are changing people's lives. Please could you tell me how computers are changing things and what people think of them? Have you got a computer at home? What do you use it for?    As for me, I'm going on holiday with my parents next weekend...

Write back to Rob. In your letter:- answer his questions about computers- ask 3 questions about his holidayWrite 100 – 140 words. Remember the rules of letter writing.

 

Часть 1

 

Итак, первая часть, это написание адреса. В правом верхнем углу укажите адрес в следующем порядке:

 

улица и номер дома

36 Novoslobodskaya

 город

Moscow

 страна

Russia

 

Под адресом, пропустив строку, необходимо написать дату письма:

 

4е июня 2012

June 4th, 2015

4 June 2015

04.07.2015

 

36 NovoslobodskayaMoscowRussia

December 7th, 2014

Часть 2

 

Письмо начинается с обращения. Если в задании имя вашего собеседника не указано, его следует придумать:

 

 

Дорогой Тим

Dear Tim,

Дорогая Ребека

Dear Rebecca,

Тим, привет

Hi, Tim,

Ребека, здравствуй

Hello, Rebecca,

 

После обращения обязательно ставится запятая, а не восклицательный знак, как в русском языке!

 

 

Dear Tim,

 

Часть 3

 

Благодарность другу за письмо. Возможные варианты благодарности.

 

 

Большое спасибо за твоё письмо

Thanks a lot for your letter!

Большое спасибо за твоё последнее письмо.

Thanks a lot for your last letter!

Я был очень рад получить ваше письмо.

I was really happy to get your letter!

Я был рад получить твоё письмо.

I was glad to get your letter!

Я был рад слышать вас!

It was great to hear from you!

 

Сюда можно добавить еще несколько строк, если вы задержали ответ, объяснив ситуацию.

 

Извините, я не ответил на ваше письмо сразу же. Я очень занят в последнее время.

Sorry, I didn't respond/reply to your letter right away. I've been really busy lately.

Извини, я не писал так долго.

Sorry, I have not written for so long.

Извини меня, что я не ответил раньше. Я был очень занят, готовясь к своим экзаменам.

Sorry I didn't respond earlier. I've been really busy at my school preparing for my exams.

Извини, я не был на связи так долго.

Sorry, I have not been in touch for so long.

Извините за то, что я не ответил на ваше письмо в тот день, когда я его получил. У меня не очень хорошо получается писать письма.

I am really sorry for not responding to your letter the day I got it. I am not good at writing letters.

Извини, что я не ответил раньше но я было очень занят в школе.

I am sorry I have not answered earlier but I was really busy with my school. 

 

I am glad to see your letter. Sorry, I couldn't respond to your letter right away. I am dyeing to know more about your school project.

 

Часть 4

В четвертой части вы должны ответить на основные вопросы вашего друга по переписке.

 

а) Выразите своё отношение к главной проблеме письма.

 

Я очень рад слышать, что …

I am really glad to hear that …

Мне очень жаль, что ...

I am sorry to hear that ….

Я рад, что ты собираешься …

I am glad that you are going to …

 

б) И затем можно продолжить подтверждающим предложением.

 

Я думаю, что это отличная идея …

I think it’s a great idea ….

Хорошо, это отлично, что …

Well, it’s great that …

 

В нижеуказанной таблице, мы напишем, какие слова хорошо использовать для написания писем. Они сделают ваше письмо живым и легко читаемым.

 

На самом деле

actually

Очевидно (что)

obviously

Хотя

although / though

Однако

however

Тем не менее

nevertheless

По этой причине

therefore

Вот почему

that’s why

Кроме того

besides

Кстати

by the way

Но или однако

yet

Так или иначе

anyway/anyhow

Возможно 

perhaps

Вероятно

probably

Поэтому

so

Иногда

sometimes

Наверняка

surely

Таким образом

thus

К сожалению 

unfortunately

К счастью

fortunately

По существу (вообще-то) 

as a matter of fact

Как правило 

as a rule

Насколько я знаю

as far as I know

Насколько я помню

as far as I remember

Насколько я понимаю

as far as I understand

Откровенно говоря

frankly speaking

В любом случае

in any case

По моему мнению

in my opinion

С одной стороны

on the one hand

С другой стороны

on the other hand

В целом

on the whole

Дело в том, что 

the matter is that

Так как

as

Так как

for

Пока

as long as

Так как

since

Что касается (меня)

as for (me)

Из – за

because of

В отличие

Unlike

За исключением

except (for)

Подобно

Like

Благодаря

thanks to

Согласно

according to

И……….и

both ……… and

Или …….или

either ………...or

Ни ………ни

neither ………nor

 

 

С более расширенным списком слов-связок или linking words вы можете ознакомиться здесь.

Read by Neil Geitz

 

As for computers, computers are being used in just about every field and people find them very useful for doing any kind of task easily. I have a computer at home too. I use it for doing my homework, watching movies online and finding useful for learning English, finding interesting information on Google. As a matter of fact, my parents also use it.

 

 

Часть 5

 

Задайте 3 вопроса по указанной теме.   

 

Когда ты …?

When do you …?

Где ты … ?

Where do you …?

Твой брат …?

Does you brother … ?

Как долго ты …?

How long do you … ?

Как часто ты …

How often to you …?

 

Btw, where are you going on holiday with your parents? What will you be doing there? Is it far from where you live?

 

 

Часть 6

 

Объясните, почему вы заканчиваете письмо.

 

Ну, мне лучше идти сейчас, так как у меня много работы.

Well, I’d better go now for I have a lot of work to do.

Ну, мне лучше идти сейчас, так как я должен делать домашнее задание.

Well, I’d better go now as I have to do my homework.

Короче, я собираюсь остановиться сейчас, так как моя мама хочет, чтобы я помог ей с ужином.

Anyway, I am going to stop now for my mum wants me to help her with dinner.

На самом деле я должен сейчас идти. Время моей любимой программы.

Actually, I’ve got to go now. It’s time for my favorite TV show.

Я должен бежать сейчас! Я должен забрать моего младшего брата из школы.

I've got to run now! I have to pick my little brother from school.

 

Actually, I’ve got to go now. It’s time for my favorite TV show. 

 

 

Часть 7

 

Необходимо написать несколько слов о следующем письме.

 

Пиши поскорее!

Write (back) soon!

Будь здоров и будем на связи!

Take care and keep in touch!

Напиши мне письмо, когда сможешь!

Drop me a letter when you can!

Надеюсь услышать от тебя скоро!

Hope to hear from you soon!

Не могу дождаться от тебя вестей!

I can’t wait to hear from you!

С нетерпением жду от тебя письма!

I am looking forward to getting your letter!

 

Write me when you can! 

 

 

Часть 8

 

Здесь пишется завершающая фраза. Обратите внимание, что они разделяются запятой.

 

Всего самого наилучшего,

All the best,

Любви,

Love,

С любовью,

Lots of love,

Наилучшие пожелания,

Best wishes,

С наилучшими пожеланиями,

With best wishes,

Искренне Ваш,

Truly Yours,

Ваш,

Yours,

 

Love, 

 

 

Часть 9

 

Здесь пишется имя человека, написавшего письмо.

 

Igor

 

 

 

Подведём итоги

 

36 NovoslobodskayaMoscowRussia

December 7th, 2015

       Dear Rob,

       I am glad to see your letter. Sorry, I couldn't respond to your letter right away.I am dyeing to know more about your school project.

       As for computers, computers are being used in just about every field and people find them very useful for doing any kind of task easily. I have a computer at home too. I use it for doing my homework, watching movies online and finding useful for learning english, finding interesting information on Google. As a matter of fact, my parents also use it.

       Btw, where are you going on holiday with your parents? What will you be doing there? Is it far from where you live?

       Actually, I’ve got to go now. It’s time for my favorite TV show.

       Write me when you can!

       Love,

       Igor

 

140 слов

 

А теперь можно и отдохнуть !

 

 

 

 

your-teachers.ru

Разберёмся, как закончить письмо личное, деловое, поздравительное

Общение – это одна из основных потребностей человека, наряду со сном и едой. У современных людей есть несколько доступных и эффективных способов побеседовать с друзьями и родственниками, коллегами и деловыми партнёрами. К ним относится общение вживую, сотовая связь и интернет.

Последние два способа появились сравнительно недавно. Долгое время общаться на расстоянии можно было только с помощью посланий. Они писались от руки и отправлялись по почте. Данный вид общения сохранился и сегодня. Однако на смену рукописным пришли электронные письма.

Дадим определение

Слово «письмо» имеет несколько значений.

Во-первых, это система письменных знаков, которая необходима для фиксации устной речи.

Пример: Учёные расшифровали древнее письмо индейцев майя.

Во-вторых, это внешний вид нанесённого на бумагу текста информационного характера.

Пример: Ученики спросили своего учителя о том, как закончить письмо в соответствии с принятыми в русском языке нормами.

В-третьих, рукописный или электронный текст, который содержит предназначенную для адресанта информацию.

Пример: Письмо из дома с важными известиями от отца было получено через неделю после его отправки.

Как закончить письмо и как его начать? Эти вопросы задают себе все люди, независимо от того, какое послание они составляют: электронное или рукописное. В этой статье нам предстоит дать ответ на первый из них.

Виды писем

Перед тем как говорить о том, как лучше закончить письмо, стоит разобраться в его видах. От этого зависит общий тон и используемые выражения. Итак, послания могут быть:

  • деловыми;
  • личными;
  • поздравительными.

Деловым письмом принято называть такой вид документации, который служит средством обмена информацией между разными организациями и учреждениями. Также он может носить название «официальная переписка». Некоторые виды писем, которые относятся к данной категории, требуют ответа (например, прошения, обращения, запросы), другие – нет (например, предупреждения, напоминания, утверждения).

Письмо, которое пишется одним частным лицом и адресовано другому, называется личным.

Письма, которые имеют целью поздравить неофициальное лицо, организацию или учреждение с каким-либо радостным событием или достижением, принято называть поздравительными.

Ниже мы разберёмся, как правильно закончить письмо в зависимости от его вида и назначения.

Общая структура

Независимо от вида, все письма имеют примерно одинаковую структуру. Стоит обратить внимание, что первые два пункта характерны только для официальной переписки.

  1. Адрес отправителя.
  2. Дата.
  3. Приветствие.
  4. Текст, содержащий основную информацию.
  5. Заключительные фразы.
  6. Постскриптум.

Деловая переписка

К написанию данного вида переписки следует относиться с особым вниманием, поскольку допущенные отправителем орфографические, пунктуационные или стилистические ошибки способны отрицательно сказаться на имидже компании или учреждения, которое он представляет. При составлении предложений следует отдавать предпочтение простым предложениям и избегать большого числа осложняющих конструкций. Общий тон должен быть уважительным. Главное, суть письма должна раскрываться в его окончании, поскольку люди больше обращают внимание именно на этот фрагмент текста.

Как закончить письмо, имеющее статус официального? Наиболее удачными завершающими фразами являются:

  • Надеюсь на дальнейшее плодотворное сотрудничество.
  • Надеюсь на продолжение сотрудничества.
  • Спасибо, что уделили внимание.
  • С уважением, Иванов Иван Иванович.
  • С почтением, Иванов Иван Иванович.

Как красиво закончить письмо частному лицу

Данный вид переписки не требует от составителя повышенного внимания. Однако в процессе написания человеку всё равно не следует забывать про грамотность. В этом отношении гораздо проще писать электронные письма, поскольку обнаруженные ошибки легко исправить. В случае с рукописным текстом придётся переписывать готовый текст.

Перед началом процесса необходимо определиться с основным содержанием и реакцией получателя. Если отправителю важно как можно скорее получить ответ, то в заключительной части лучше сделать соответствующие пометки. Окончание должно быть логичным завершением всего написанного выше, иначе можно поставить получателя в неловкое положение и заставить его размышлять о том, что отправитель хотел сказать.

Самыми распространёнными фразами, которые используются в конце письма, являются:

  • Твой друг, Пётр.
  • До встречи!
  • Жду ответа.
  • Целую, Мария.
  • Приезжай как можно скорее.
  • Всего наилучшего, твой друг Пётр.

Отправитель может придумать окончание письма самостоятельно. В этом случае оно будет иметь уникальный характер и обязательно понравится получателю.

Отвечая на вопрос о том, как можно закончить письмо-поздравление, нужно обратить внимание на его вид. Если отправителем и получателем выступают официальные лица, то завершающие фразы должны иметь нейтральный характер. В остальных случаях допускается определённая вольность.

Подведём итоги

Вопрос: «Как закончить письмо?» - вполне логичен. Общение по телефону и в социальных сетях строится по законам, отличным от тех, которые приняты во время переписки. Однако каждому человеку хотя бы один раз в жизни приходится выступать в качестве составителя письма. Поэтому необходимо иметь общие представления о существующих в данной области канонах и правилах. В противном случае первый опыт может стать последним. А ведь написание письма, его отправка и ожидание ответа от адресанта – волнующий процесс.

fb.ru

23 способа написать письмо, на которое вам ответят

Привет, друзья!

Как часто вы отправляете письма с текстом вроде «Просто хочу убедиться, что все в порядке, так как вы не…», если получатель не отвечает? Работают ли такие письма? Вызывают ли они желание написать вам ответное письмо? Ответы на эти вопросы читайте в переводе статьи из блога Hubspot .

Такие имейлы производят не самое хорошее впечатление. Если вы не получили ответ на предыдущее письмо и пишете повторно, и так понятно, что вы хотите в чем-то убедиться/проверить. Не надо лишний раз упоминать об этом.

К тому же такие письма не представляют никакой ценности для ваших клиентов: их не волнует, что вы хотите получить ответ, тем более если вы не приводите вескую причину для этого.

Писать такие имейлы очень просто. Не нужно много времени и раздумий, чтобы набрать что-то вроде «Здравствуйте, [Имя получателя]! Вы не ответили на мое письмо, и я решил проверить, все ли в порядке. С уважением, [Ваше имя]».

Мы даже замерили время, оказалось, что это занимает 19 секунд.

Незамысловатость этих писем и делает их бесполезными. Их легко писать, потому что они не несут никакой ценности для ваших клиентов.

Если вам не ответили на первое письмо, скорее всего, получатель счел это бесполезной тратой времени. И зачем только укреплять это впечатление, заставляя его тратить еще больше времени на ваше повторное письмо?

Конечно, это не значит, что нужно перестать работать с потенциальными покупателями, просто нужно приложить больше усилий. Вот о чем следует упомянуть кроме очевидного «я пишу вам, чтобы удостовериться, что все в порядке».

 

Если вам не ответили:

  1. Отправьте ценный, полезный совет.
  2. Отправьте подробное руководство по вашему продукту и предложите помочь с дальнейшими шагами лично, если потребуется.  
  3. Укажите на слабые стороны в бизнесе получателя и предложите способ их устранения.  
  4. Поделитесь ссылкой на статью, имеющую отношение к сфере бизнеса или профессии получателя.
  5. Ответьте на сообщение в соцсетях, затем отправьте письмо с дополнительными источниками информации по вопросу.
  6. Ответьте на вопрос на онлайн-форуме, затем отправьте дополнительные источники информации по вопросу.
  7. Упомяните недавний пост из блога получателя.
  8. Отправьте ссылку на пост из вашего блога.
  9. Порекомендуйте событие в интересующей получателя сфере.
  10. Пригласите на предстоящий вебинар или образовательное мероприятие, которое организует ваша компания.
  11. Отправьте ссылку на статью о ваших крупнейших клиентах.
  12. Обратите внимание адресата на примеры успешного ведения бизнеса их конкурента и спросите его мнение об этом.
  13. Заведите разговор о проблемах, с которыми часто сталкиваются ваши покупатели, и спросите получателя, существуют ли такие же проблемы и у них.
  14. Спросите, не потерялось ли ваше письмо в куче других писем (к примеру, такое бывает после праздников, у Hubspot есть статья на эту тему).
  15. Спросите адресата, преследует ли он какую-то цель (ту, которой можно добиться с помощью вашего продукта) и посоветуйте, как ее можно достигнуть.   
  16. Отправьте завершающее переписку письмо, чтобы расставить все точки над i (в этой статье вы найдете несколько примеров).

 

Если произошло одно из этих событий:

  1. Если потенциальное ЛПР (лицо, принимающее решение) добился повышения, поздравьте его: этот человек теперь может повлиять на решение о покупке вашего продукта.
  2. Если человек, который отказался заключить с вами сделку, ушел из компании, напишите новому ЛПР. Возможно, теперь у вас появился шанс совершить продажу.
  3. Если был назначен новый руководитель, свяжитесь с ним: перестановки в высшем звене могут говорить и о переменах в стратегии.
  4. Если в компанию адресата были привлечены новые источники инвестиций, поздравьте его: чем больше ресурсов, тем выше рост, а высокий рост дает возможность обратить внимание на то, что раньше не было приоритетным.
  5. Если появились новые сотрудники, профиль которых связан с вашим продуктом, спросите, значит ли это, что у компании появились новые инициативы. Изменения в стратегии говорят об изменении потребностей компании.

 

Если вам не удалось убедить клиента попробовать ваш продукт:

  1. Напишите письмо через месяц после того, как ваш потенциальный клиент начал пользоваться продуктом вашего конкурента. Спросите о впечатлениях.
  2. Напишите письмо тогда, когда контракт получателя с вашим конкуренто

chatra.io

Образцы делового письма. Как написать деловое письмо :: BusinessMan.ru

Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. При его составлении невольно приходишь к выводу, что это совсем непросто. Существует множество правил и норм написания деловых писем, которые нужно знать. В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление.

Бланк

Готовые бланки придадут солидности и укажут на надежность компании. Они содержат необходимую информацию об организации, такую как:

  • Наименование.
  • Адрес.
  • Контактные телефоны.
  • Сайт.
  • Электронную почту.
  • Логотип.
  • Другие контактные данные.

Строгих правил по бланкам нет. Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.

Как правильно писать деловые письма? Подготовка

Деловые письма пишутся и оформляются определенным образом, подчиняясь присущим им правилам и требованиям. В зависимости от цели автор подробно продумывает содержание, чтобы получить рассчитываемый им результат. Он должен ясно представлять, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить и что нового в нем будет. Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор. Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:

  • Изучение вопроса.
  • Написание проекта письма.
  • Его согласование.
  • Подписание.
  • Регистрация.
  • Отправка адресату.

Структура деловых писем

При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения. Оно может быть простым или сложным. В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа. Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев. В каждом абзаце излагается один аспект информации. Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей.

Вступление содержит основание со ссылкой на соответствующие документы, с фактами и целями письма. В нем указываются наименование, автор, дата, номер и заголовок.

Ниже приведен пример написания делового письма — вступительной его части.

В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.

В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее.

Пример написания делового письма — заключительной его части - представлен ниже. Здесь резюмирует требование, изложенное в основной.

Вся приводимая информация должна быть оптимально последовательна и понятна для восприятия.

Каждое письмо начинается с обращения, выровненного по центру. Эта маленькая часть исключительно важна. При его выборе автор должен учитывать:

  • Позицию адресата.
  • Характер отношений.
  • Официальность.
  • Этикет.

В конце письма должна содержаться вежливая форма. Например: «...Выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (благодарность за приглашение)...». После этих фраз следует подпись автора.

Стиль

Все письма должны быть выдержаны в официально-деловом стиле, что означает использование средств речи для официально-деловых отношений. Особенности такого языка формируются при следующих обстоятельствах:

  • Основными участниками деловых отношений являются юридические лица, от имени руководителей и должностных лиц которых пишутся письма.
  • Отношения в организациях имеют жесткий регламентированный характер.
  • Предметом общения является деятельность компании.
  • Документы управленческого характера в основном имеют конкретного адресата.
  • Часто в процессе деятельности организации встречаются одинаковые ситуации.

В связи с этим изложенная в деловом письме информация должна быть:

  • Официальной, безличностной, подчеркивающей дистанцию между участниками общения.
  • Адресной, предназначенной конкретному адресату.
  • Актуальной в момент написания письма.
  • Достоверной и беспристрастной.
  • Аргументированной для побуждения к совершению получателем каких-либо действий.
  • Полной для возможности принятия решения.

Требования

Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:

  • Речь стандартизирована на всех уровнях — лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
  • Тон написания — нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
  • Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
  • Лаконичность и краткость — без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
  • Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
  • Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
  • Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
  • Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
  • Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
  • Использование простых распространенных предложений.

Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.

Виды деловых писем

Лучше всего деловое письмо писать по какому-либо одному конкретному вопросу. В случае необходимости решения нескольких вопросов сразу, рекомендуется составлять несколько разных вариантов.

Деловые письма могут быть по своему содержанию:

  • Сопроводительными. Такие письма обычно нужны для сообщения о том, куда направить документы.(Как написать деловое письмо? Образец сопроводительного письма поможет тем, кому нужно составить этот вид документа.)

  • Гарантийными. Они пишутся для того, чтобы подтвердить какие-либо обещания или условия. Может гарантироваться, например, плата за работу, аренду, сроки поставки и другое.
  • Благодарственными. Их стали применять особенно часто в последнее время. Такие письма демонстрируют хороший тон партнерских отношений. Они могут быть оформлены на обычном бланке или же на цветной бумаге с красивым принтом.(Как написать деловое письмо? Образец благодарственной разновидности составляется в свободной форме в зависимости от задач, которые им решаются. В данном случае письмо в самой короткой форме выражает свою суть. Такой образец, выполненный на цветной бумаге с орнаментом, может висеть на стене в помещении компании на почетном месте.)

  • Информационными.
  • Инструктивными.
  • Поздравительными.
  • Рекламными.

Также бывают письма:

  • Предложения о сотрудничестве. Достаточно распространенные в последнее время, посылаемые организациям, часто носят рекламный характер, например, как этот образец. Коммерческие письма написать довольно сложно, нужно учитывать множество нюансов, чтобы на него обратили внимание, а тем более заинтересовались. Но если составить по нижеприведенному образцу, оно имеет все шансы на успех.

  • Приглашения. Их посылают, предлагая участвовать в различных мероприятиях. Обычно они адресуются руководителю или должностному лицу, но могут адресоваться и целому коллективу.
  • Запросы.
  • Извещения.
  • Просьбы и многие другие.

Как написать ответ на письмо. Пример

Ответ надо начинать с повторения просьбы, изложенной в первом письме. Потом приводятся результаты ее рассмотрения и высказывается одобрение или мотив отказа. Деловое письмо-ответ может содержать альтернативное решение ожидаемой информации. Обычно оно отвечает следующим принципам:

  • Наличие ссылки на первое письмо и его содержание.
  • Одинаковые языковые средства.
  • Сопоставимые объемы и аспекты содержания.
  • Соблюдение определенной последовательности.

Оформление

Помимо использования фирменных бланков деловых писем, необходимо учитывать и другие тонкости при их оформлении. Это реквизиты, правила сокращений, написания адреса, заголовка, длина текста, ширина полей и другое.

Образцы делового письма помогают составить его, учитывая все тонкости и нюансы. Ими пользуются как начинающие делопроизводители, так и опытные работники. Благодаря образцам, они учатся правильно составлять письма и экономят много времени.

businessman.ru

Этикет делового письма. Примеры фраз делового письма. Общие правила составления деловых писем :: BusinessMan.ru

Перед составлением того или иного послания необходимо вспомнить, чем отличается этикет делового письма и письма личного. Самое главное - соблюсти уровень доверительности при изложении выбранной темы. Адресат скорее проникнется той или иной проблемой и постарается включиться в решение поставленных вопросов, если почувствует в строках письма живое общение. Именно поэтому знающие современный этикет делового письма не включают в текст такие анахронизмы, как "исходя из факта", "вам надлежит" или ещё более забытое "настоящим уведомляю".

Характерные особенности

Сохранились в деловых письмах направленность и чёткая определённость цели, последовательность в изложении фактов, конкретика предложений и просьб, информативность сообщений о действиях и поступках. Деловые письма стали составляться в более непринуждённой манере, однако открытых эмоциональных высказываний, эпитетов и сравнений из особенностей личной переписки не приобрели, здесь всё ещё торжествует старинный этикет делового письма. И лишь потому, что целью такого послания является, как и прежде, подача предложения, на которое обязательно должен последовать конкретный ответ, влияние автора делового письма должно быть очень велико, поскольку побуждает адресата к действиям конкретного характера. Причём составляется текст таким образом, чтобы точка зрения автора представляла не его собственное отношение к проблеме, а взаимовыгодные интересы в её решении.

Этикет делового письма предписывает не использовать местоимение "я", как это принято в личной переписке, здесь же уместен акцент на другое местоимение - "вы". Если деловое послание написано без ошибок, отпечатано аккуратно, текст размещается по всем правилам и существующим требованиям, а потому и читается не просто легко, но и с удовольствием, переписка обязательно будет иметь продолжение. Хотя и сегодня очень часто приходится расшифровывать прихотливо закрученные фразы, разыскивая подлежащее и сказуемое, чтобы докопаться до заложенного в них смысла. Правила делового письма меняются сейчас очень быстро. Какой был хороший тон - писать от руки. Тогда можно было быть уверенным, что послание не сделано под копирку. Сколько можно было увидеть личностности в этом сообщении, а в отношения между адресатом и автором всегда добавлялось уважительности. Жаль, что этот обычай окончательно устарел, и практически все письма теперь стали электронными.

Современные правила

Деловое письмо, образец которого будет представлен ниже, представляет переписку современным цивилизованным актом. Сегодня существует не меньше разнообразных правил, которые необходимо соблюдать. Хотя, сравнительно с официальным языком, который бытовал в стране лет пятьдесят назад, эти правила кажутся скорее нюансами или особыми тонкостями. Прежде всего, как диктуют правила делового письма, нужно использовать до начала текста приветствие в персональном обращении к своему адресату. Хотя сейчас в корпорациях и любых не слишком маленьких организациях есть внутренняя связь формата ISQ, где ответ следует за вопросом, вопрос за ответом и в этой быстрой переписке обращение по имени каждый раз необязательно. Однако правильное оформление делового письма предполагает индивидуальную направленность, а потому персональное обращение необходимо.

Тема письма в современной переписке обычно выносится в отдельное поле, и его нужно заполнить адекватно, то есть согласно содержанию. Правильно сформулировать тему письма - получить половину успеха, поскольку это первое, что адресат увидит. Точная формулировка поможет ему настроиться в нужном ключе и воспринять полученную информацию быстро и в полном объёме. И обязательно нужно сообщить адресату о получении его ответа - это хороший тон, проявление уважения к коллегам и партнёрам, так делали и сто, и двести лет назад, а уж тогда не торопились жить и точно знали, как писать деловое письмо. Сегодня отвечать на послание нужно быстро, в чём помогает электронная почта - общение проходит весьма оперативно. Если ответить немедленно не получается, нужно всё-таки сообщение о получении ответа послать, где указать время следующего сеанса связи.

Время и место

Необходимо помнить, что психологически граница ответа по времени в её критическом значении составляет сорок восемь часов. Это в том случае, если нет функции автоответчика. Когда минуют двое суток, адресат уже исполнен уверенности, что его письмо оставлено без внимания или в лучшем случае - утеряно. Правила делового письма содержат и этот пункт: никогда не задерживать ответ, ибо это непременная потеря клиента, а партнёр станет волноваться и думать о разрыве всяческих отношений. Во всяком случае это грубейшее нарушение этики деловой переписки. Если же нужна рассылка одинаковой информации, можно просто расширить список адресатов. Помещение всех адресов в одно поле "кому" намного сокращает время доставки, и соблюдается прозрачность в партнёрских отношениях: каждый получивший письмо видит сформированный список.

Прекрасный посыл к продолжению партнёрских отношений - вежливая фраза "заранее благодарю". Как пишется в деловом письме и в какой части она помещается - каждый решает сам. Конечно, видеть её адресат должен после уже усвоенной информации и побуждения к действию. В конце письма, перед блоком контактов - самое лучшее место для этой фразы. Кстати, о контактной информации: она должна быть в каждом письме, не только в первом. Телефоны автора, должность и всё прочее нельзя заставлять искать. Оформление делового письма от длительности переписки никак не зависит. Правила нужно соблюдать всегда. А чтобы не гадать, получил ли адресат письмо, есть функция запроса. Только в этом случае можно быть уверенным, что оно прочитано. История переписки обязательно должна сохраняться, нельзя писать ответ новым сообщением. Однако при пересылке всей ленты общения для решения того или иного вопроса необходимо помнить не только о субординации, но и о конфиденциальности. Если в переписке присутствует личная информация, её нужно обязательно удалить перед прочтением третьими лицами.

Первый вариант и вступление

Как писать деловое письмо, чтобы адресат сразу заинтересовался этим посланием, и его интерес не угас до самого конца чтения? Есть три момента, которые являются почти волшебными для тех, кто использует их. Прежде всего - это тема, которую человек видит ещё до того, как он открыл электронное письмо. От неё и зависит, состоится ли это, захочет ли адресат ознакомиться с посланием. Второй момент - первая вступительная фраза, которая настраивает человека на чтение. И конечно, важен финал. Очень хорошо работает фраза "заранее благодарю". Как пишется в деловом письме окончание - момент важнейший, вариантов финальных фраз огромное количество, главное - выбрать нужный тон. От демократичного "Что скажете?" до официального "Каково будет ваше мнение по данному вопросу?"

Теперь попробуем разобрать подетально деловое письмо-образец.

Вариант 1.

Subject: Деловое письмо

Date: 02 июня, пятница

From: Иван Петров

To: Анна Сидорова

Анна, здравствуйте!

Приглашаем вас на собеседование с работодателями 12 июня в 14.00. Поскольку будут и другие претенденты, а у работодателей запланировано на проведение встречи только два часа, лучше не опаздывать.

С уважением,

Иван Петров.

Второй вариант и послесловие

Subject: Деловое письмо. Встреча с работодателями

Date: 02 июня, пятница

From: Иван Петров

To: Анна Сидорова

Анна, здравствуйте!

Мы внимательно рассмотрели ваше резюме и приглашаем вас на собеседование с работодателями 12 июня в 14.00. Поскольку будут собеседоваться и другие претенденты, а у работодателей запланировано на проведение встречи только два часа, лучше не опаздывать. И, пожалуйста, уточните в ответе, придёте ли вы, а также предупредите заблаговременно, если в это время посетить нас не сможете.

С уважением,

Иван Петров.

Вот типичное деловое письмо о встрече, и по двум представленным вариантам сразу же становится понятным, которое из них более действенно. Во втором варианте внимание адресата привлечено к теме письма, и он немедленно понимает, о чём будет идти речь. К тому же он легко найдёт это письмо и через десять дней, к моменту встречи, просто посмотрев тему, даже если ему приходит пятьдесят - сто писем ежедневно. Тема прекрасно идентифицирует послание. То есть это письмо точно о встрече, а не о документах, не о платежах, не о клиентах и тому подобном - всё чётко обозначено. Вступительная фраза слегка конкретизирует ситуацию, добавляя взаимного уважения собеседникам: первый уважил и написал "внимательно рассмотрели", плюс итог - собеседование, а вторая за это должна быть благодарна. Здесь же содержится и причина письма. Последняя фраза обязывает адресата написать ответ.

Деловая позиция

Общие правила составления деловых писем касаются любой переписки, будь то письмо, в котором обговаривается встреча, или это письмо-отказ несостоявшемуся партнёру. Структура практически всегда одна и та же, её можно просто запомнить, а вот содержание характеризует автора, а в его лице и компанию, которую он представляет, как цивилизованного, корректного и грамотного собеседника. Переписка очень часто является эмоционально затратной и сложной работой, поскольку общение с помощью электронных средств стало одной из главных и в принципе неотъемлемой частью работы делового человека.

Пишут коллегам относительно работы, пишут руководству, деловым партнёрам, клиентам. Пишут людям хорошо знакомым и тем, которых, вполне возможно, никогда и увидеть-то не придётся. Требования по составлению деловых писем по единому образцу в принципе отсутствуют, ещё не написаны учебники, но этика делового общения уже сложилась, поскольку именно она является двигателем успешного ведения бизнеса. Деловое письмо - визитная карточка компании, отражающая её официальную позицию. От переписки зависит, будет ли сотрудничество комфортным и продуктивным, да и состоится ли оно вообще. Поэтому следование правилам хорошего тона в каждом послании - залог успеха.

Нормы деловой переписки

Правила и нормы деловой переписки электронным способом точно такие же, какими оперирует деловое сообщество в любом своём взаимодействии - это и телефонные разговоры, и ведение переговоров и тому подобное. Есть несколько отличительных особенностей, которые поставили электронную переписку в один ряд с давно сложившимися способами делового общения, и прежде всего - это веление времени. Принципы, однако, остаются теми же и ничуть не зависят от того, каким способом ведётся деловая переписка - письмо это электронное или на бумаге.

1. Оппоненты должны взаимно уважать как личность, так и деловую позицию друг друга.

2. Оппоненты всегда внимательно относятся к деловым интересам друг друга.

3. Всегда соблюдается конфиденциальность.

4. Обмен информацией должен сопровождаться пунктуальностью.

Соблюдены ли эти принципы, если поле Subject (тема) не оформлено или оформлено недостаточно чётко и грамотно? Нет. Отправитель не ценит время адресата, да и свою задачу выполняет недостаточно оперативно. Клиент или партнёр по указанной теме мгновенно оценит содержание послания и приоритетность прочтения. Также важно знать, как начать деловое письмо. Речь о персональном приветствии. Это обуславливает доверие собеседников, придаёт некую личную направленность. Игнорировать имя адресата недопустимо, поскольку считается некорректным.

Адресация

Здесь всё должно быть продумано до мелочей. Поля "Кому", "Копия" или - ещё более важно - "Скрытая копия" являются важнейшими инструментами этичности общения и её оперативности. Современная деловая среда уже выработала основные постулаты относительно пользования этими полями. Если имя прямо стоит в поле "кому", адресат должен обязательно ответить на это письмо, отправитель этого ответа ждёт, поскольку в письме наверняка заданы вопросы. Если в этом же поле несколько имён, это означает, что отправитель получит ответы от каждого адресата. Если имя находится в поле "Копия", отвечать необязательно, просто отправителю нужно, чтобы вы были в курсе дела. Однако если материал письма заинтересовал и заставляет участвовать в переписке, тогда нужна особая фраза в начале, которая послужит признаком хорошего тона. Примеры фраз делового письма, если имя адресата оказалось в поле "копия": "Позвольте мне тоже высказаться по данному вопросу...", "Разрешите присоединиться к обсуждению..." или подемократичнее: "Простите, что вмешиваюсь...".

Этикет особо тонко обозначает ситуацию, когда имя адресата находится в поле "Скрытая копия". Деловая этика в этом случае уязвима, как никогда, поскольку сие воспринимается инструментом тайного информирования и контроля. Этих адресатов не видит никто. А они видят всех и всё. Многие компании в корпоративной переписке запрещают этот инструмент, поскольку щепетильны относительно деловой этики. Единственный случай, когда это позволяется, - массовые приглашения (юбилей, корпоратив, важное совещание или переговоры), в этом случае отправления пойдут по многим адресам, но ни один получатель не увидит чужого электронного адреса. Естественно, адресаты из поля "Скрытая копия" никогда не вступают в переписку.

Информативность

Формат, структура, объём, язык - всё это касается корректной работы с информацией. Особенность и характер подачи её - тоже инструмент, показатель желания вести переписку и способности составить грамотный текст письма - уважительно и максимально корректно по отношению к адресату. Текст лучше всего воспринимается в том объёме, какой помещается на одном экране, то есть формат листа А4. Вложения, пересылаемые с письмом, не должны превышать трёх мегабайт, потому что их может не пропустить почтовый сервер адресата. Файлы, которые пересылаются, не будут создавать проблем адресату, если используются универсальные кодировки rar или Zip. Текст ответа должен помещаться вверху, а не внизу, то есть в начале письма, что избавит адресата от поисков.

Ответ, как уже было упомянуто выше, нельзя писать как новое письмо, нужно сохранять историю переписки, чтобы адресат не искал первоначальное сообщение. Язык делового письма должен быть максимально прост и понятен, с минимумом использования внутрикорпоративной, профессиональной лексики, сленга, англицизмов, сокращений и аббревиатур. Впрочем, внутри компании при переписке применять всё это можно, поскольку таким образом и эффективность, и скорость общения значительно повышается, а потому считается допустимым и вполне этичным. Внутренняя переписка обычно из сокращений и сленга состоит практически полностью. А вот в общении с внешними партнёрами или деловыми клиентами такие случаи почти никогда не встречаются.

Немного о терминах

Без терминологии обойтись иногда невозможно, особенно в специализированных компаниях. Другой вопрос, что вводимые в деловой контекст необходимые слова нужно объяснять, учить собеседника ими оперировать. Например, клиент хочет подать рекламу своей продукции в интернете, и менеджер, продающий эти услуги, пишет совершенно непонятные для постороннего человека фразы с такими оборотами, как "ключевые слова", "контекстный баннер" и так далее. Однако без них не обойтись, и потому приходится обучать клиента.

businessman.ru